13. ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਦਾ ਨਿਪਟਾਰਾ ਅਤੇ ਨਿਪਟਾਰਾ

• ਹਰੇਕ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਰਸਮੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਟੈਮਪਲੇਟ ਅਨੁਸਾਰ VO ਦੁਆਰਾ ਇਸ ਉਦੇਸ਼ ਲਈ ਰੱਖੇ ਗਏ ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ:

ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੰ.	ਰਸੀਦ ਦੀ ਤਾਰੀਖ	ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਾ ਸਰੋਤ, ਨਾਮ, ਮਾਨਤਾ, ਪਤਾ, ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦੀ ਵਿਧੀ ਸਮੇਤ	ਉਨ੍ਹਾਂ ਵਿਅਕਤੀਆਂ (ਵਿਅਕਤੀਆਂ) ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਅਹੁਦਾ / ਮਾਨਤਾ, ਜਿਸ ਦੇ ਖਿਲਾਫ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਰਜ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ	ਫਾਈਲ ਰੈਫਰੈਂਸ ਨੰ.	ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਾ ਸੰਖੇਪ ਸਾਰ	ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ	ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਮਿਤੀ	ਟਿੱਪਣੀ

• ਜੇਕਰ VO ਸੰਤੁਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਖਾਸ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸ ਕੋਲ ਲੋੜੀਂਦੇ ਸਬੂਤ ਹਨ, ਤਾਂ ਅੱਗੇ ਦੱਸੇ ਅਨੁਸਾਰ ਇੱਕ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ।
• ਜੇਕਰ VO ਨੂੰ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਅਯੋਗ, ਅਧੂਰੀ, ਅਸਪਸ਼ਟ ਜਾਂ ਲੋੜੀਂਦੇ ਸਬੂਤ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ 'ਰਿਮਾਰਕਸ' ਦੇ ਤਹਿਤ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ ਅਤੇ ਕੇਸ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਦੀ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਨਹੀਂ ਲਿਆ ਜਾਵੇਗਾ।
• ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦੇ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅੰਦਰ, VO ਸ਼ਿਕਾਇਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਇਸ ਵਿੱਚ ਦੱਸੇ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸ਼ਿਕਾਇਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਸੰਚਾਰ ਭੇਜੇਗਾ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹੇਗਾ ਕਿ ਨਾਮ ਦਾ ਸ਼ਿਕਾਇਤਕਰਤਾ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਸ਼ਿਕਾਇਤਕਰਤਾ ਹੈ।
• ਜੇਕਰ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਵਿੱਚ ਦੱਸੇ ਗਏ ਪਤੇ 'ਤੇ VO ਤੋਂ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਡਿਲੀਵਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅੰਦਰ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਜੇਕਰ ਉਪਰੋਕਤ ਜਵਾਬ ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਹੈ, ਤਾਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਦੀ ਜਾਂਚ ਜਾਂ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਲਈ ਵਿਚਾਰਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾਵੇਗਾ।
• ਜੇਕਰ ਉਪਰੋਕਤ 'd' ਦਾ ਜਵਾਬ ਹਾਂ-ਪੱਖੀ ਹੈ, ਤਾਂ VO ਮਾਮਲੇ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ ਜਾਂਚ ਅਧਿਕਾਰੀ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੇਗਾ।
• ਜਾਂਚ ਅਧਿਕਾਰੀ ਸੁਤੰਤਰ ਜਾਂਚ ਕਰੇਗਾ ਅਤੇ 'ਜਾਣਨ ਦੀ ਲੋੜ' ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਮੁਖਬਰ, ਦੋਸ਼ੀ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਵਿਅਕਤੀ, ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਇਕਾਈ ਤੋਂ ਵਾਧੂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਮੰਗ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਮੰਗ ਸਕਦਾ ਹੈ।
• ਜਾਂਚ ਅਧਿਕਾਰੀ ਇੱਕ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅੰਦਰ ਮੁਢਲੀ ਰਿਪੋਰਟ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਰਿਪੋਰਟ ਉਸ ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਤਿੰਨ ਮਹੀਨਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਜਮ੍ਹਾ ਕਰੇਗਾ ਜਦੋਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਅਨੁਪਾਲਨ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਸੌਂਪਿਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਬੇਮਿਸਾਲ ਹਾਲਤਾਂ ਵਿੱਚ, ਸੀ.ਈ.ਓ. ਜਾਂਚ ਅਧਿਕਾਰੀ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਅਤੇ VO ਦੀ ਸਹਿਮਤੀ ਦੇ ਅਧੀਨ, ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਜਾਂਚ ਲਈ ਇੱਕ ਹੋਰ ਮਹੀਨੇ ਜਾਂ ਅੰਤਿਮ ਜਾਂਚ ਲਈ ਹੋਰ ਤਿੰਨ ਮਹੀਨਿਆਂ ਤੱਕ ਦਾ ਸਮਾਂ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ।
• ਜਾਂਚ ਅਧਿਕਾਰੀ ਦਾ ਕੰਮ VO ਨੂੰ ਕੇਸ ਦੇ ਤੱਥਾਂ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰਨਾ ਹੈ।
• ਜਾਂਚ ਅਧਿਕਾਰੀ ਦੁਆਰਾ ਪੇਸ਼ ਕੀਤੀ ਗਈ ਰਿਪੋਰਟ, ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਅਤੇ ਸਪਲਾਈ ਕੀਤੇ ਜਾਂ ਲੱਭੇ ਗਏ ਸਬੂਤ 'ਤੇ ਸਹੀ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, VO CEO ਨੂੰ ਅਗਲੀ ਕਾਰਵਾਈ(ਵਾਂ) ਲਈ ਢੁਕਵੀਂ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਕਰੇਗਾ।
• ਸੀਈਓ, ਬਦਲੇ ਵਿੱਚ, ਜਾਂ ਤਾਂ VO ਨੂੰ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹਿ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜੇਕਰ ਰਿਪੋਰਟ ਨਿਰਣਾਇਕ ਹੈ ਜਾਂ ਦੁਰਵਿਵਹਾਰ ਜਾਂ ਗਲਤ ਕੰਮ ਦਾ ਕੋਈ ਪੁਖਤਾ ਸਬੂਤ ਨਹੀਂ ਹੈ ਤਾਂ ਕੋਈ ਖਾਸ ਕਾਰਵਾਈ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਜਿੱਥੇ ਉਚਿਤ ਸੀਈਓ ਇਸ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕੀਤੇ ਅਨੁਸਾਰ ਢੁਕਵੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ।
• CEO ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਕੇਸ ਦੇ ਤੱਥਾਂ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੇਗਾ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਕੇਸ ਵਿੱਚ ਢੁਕਵੀਂ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਕਰੇਗਾ।
• ਹਰ ਪੜਾਅ 'ਤੇ, ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਇਸ ਦੇ ਅੰਤਿਮ ਨਿਪਟਾਰੇ ਤੱਕ, VO CEO ਨੂੰ ਸਬੰਧਤ ਮਾਮਲਿਆਂ ਬਾਰੇ ਜਾਣੂ ਅਤੇ ਸੂਚਿਤ ਕਰੇਗਾ।
• ਨਿਰਪੱਖ, ਨਿਰਪੱਖ ਅਤੇ ਉਦੇਸ਼ਪੂਰਣ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ, VO ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਂ ਦੌਰਾਨ ਵੀ ਵਾਧੂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੀ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਸੀਈਓ ਦੁਆਰਾ ਇਸਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੇ ਅਧੀਨ। ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਤੋਂ ਖਾਸ ਵਿਅਕਤੀਆਂ (ਵਿਅਕਤੀਆਂ) ਨੂੰ ਵੱਖ ਕਰਨਾ, ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ ਦੀਆਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਜਾਂ ਮੁਲਾਂਕਣਾਂ ਨੂੰ ਮੁਲਤਵੀ ਕਰਨਾ ਜਾਂ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਲਾਈਨਾਂ ਜਾਂ ਢਾਂਚੇ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸ਼ਿਕਾਇਤਕਰਤਾ, ਦੋਸ਼ੀ, VO ਅਤੇ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਦੇ ਸਬੰਧ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਪਰ ਇਹ ਇਹਨਾਂ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਅਧਿਕਾਰੀ
• ਮਿਆਰੀ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਢਾਂਚੇ ਦੇ ਬਾਵਜੂਦ, ਵਿਜੀਲੈਂਸ ਨੀਤੀ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਲਈ, ਹਰੇਕ ਜਾਂਚ ਅਧਿਕਾਰੀ VO ਅਤੇ VO ਨੂੰ ਬਦਲੇ ਵਿੱਚ, ਸਿੱਧੇ CEO ਨੂੰ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰੇਗਾ।
• VO ਸ਼ਿਕਾਇਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਜਾਂਚ ਦੇ ਨਤੀਜਿਆਂ ਬਾਰੇ ਰਸਮੀ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਇਸ ਦੇ ਬੰਦ ਹੋਣ ਦੀ ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅੰਦਰ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ. ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ ਸੀਈਓ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਨਾਲ ਕੀਤੀ ਗਈ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ।